Ввод данных в ERP-системах

Системы планирования ресурсов предприятий в конечном итоге приводят к реинжинирингу организационных процессов. Например, во многих традиционных системах данные собираются на погрузоч­ной площадке, обрабатываются бухгалтерами и затем вводятся в си­стему. Однако ERP системы разработаны таким образом, что они мо­гут использоваться с момента создания данных, зачастую прямо при выполнении операций. В результате такого реинжиниринга происходят большие изменения в процессах, затраги­вающие следующие вопросы: кто собирает данные, как они собира­ются (фактически, собирается больше данных, минуя оформление на бумаге, и они вводятся непосредственно в компьютерную среду), сбор данных на месте их создания, замена бухгалтеров людьми, со­бирающими информацию при осуществлении операций, и измене­ния, при которых данные генерируются так, чтобы акцентировать внимание на процессе.

Каждое из этих системных изменений может иметь большое вли­яние на сбор данных (например, кто вводит данные, где осуществляется ввод данных, и как часто вводятся собранные данные), и это в конечном итоге влияет на качество данных. Как результат, изменения во вводе данных, осуществленные в процессе реинжиниринга, могут влиять на соответствующие затраты при внедрении ERP системы и выгоды от него. Оценка выгод зачастую более трудная задача, чем оценка за­трат, — возможно, потому что выгоды еще не актуализированы и за­частую являются менее прямыми. Таким образом, чтобы понять вклад выгод, необходимо идентифицировать преимущества, кото­рые ассоциируются с системными изменениями. С одной стороны, затраты на внедрение, зачастую, можно опре­делить сразу. Но даже в этом случае существуют некоторые затраты, которые трудно измерить. Например, изменения в процедурах ввода данных могут породить недовольство со стороны пользователей.

Так как недовольство пользователей может повлиять на стоимость внед­рения и потенциальный успех внедрения ERP системы, важно: (а) оп­ределить возникающие факторы, которые могут вызвать недовольст­во пользователей и (б) разработать модель, которая поможет понять последствия, вызванные сложностями внедрения, возникающими из-за ввода данных. Например, так как ERP системы имеют более общий характер, чем традиционные системы, структура экранных форм и ввода дан­ных в ERP системе может привести к более медленному вводу данных в сравнении с традиционными системами, которые зачастую созда­вались специально для реализации конкретной цели. Время, необхо­димое для ввода данных в многочисленные экранные формы (окна) ERP систем, может повлиять на количество входных сообщений, ко­торые могут быть обработаны в течение данного промежутка време­ни.

В результате, в тех организациях, где существуют значимые раз­личия между возможностями традиционных систем и новых ERP сис­тем, такие процессы, как обработка заказов, из-за ввода данных мо­гут протекать значительно медленнее. Более медленная обработка данных может привести к снижению производительности, повыше­нию затрат на ресурсы и к трудностям при внедрении. Следователь­но, важно иметь модель, которая позволит выявить такие трудности.  В любом случае недовольство пользователей ERP системами из-за проблем с вводом данных заставили производителей ERP систем уделить больше внимания тому, чтобы сделать эти системы более легкими в использовании. Однако то, как ERP системы были изна­чально спроектированы и построены, позволяет многим экспертам предполагать, что проблемы с вводом данных будут продолжаться.