Возможности ввода данных в ERP-системах

Доступ к информации в ERP системах сначала ограничивался от­четами, которые можно было получить из системы или через запро­сы к БД, лежащей в основе модели БД. Однако в последнее время ор­ганизации стали использовать для дальнейшего распределения ин­формации, созданной ERP системой, intranet и хранилища данных. Кроме того, чтобы предоставить пользователям индивидуальный до­ступ к различной информации, производители ERP систем начали разрабатывать «порталы». Это привело к упрощению использования и, следовательно, к появлению новых возможностей для производи­телей ERP систем в электронной коммерции.

Возможности создания отчетов и запросов в ERP системе

При использовании ERP систем информация доступна для кон­кретных пользователей в форме конкретных отчетов. Кроме того, су­ществуют другие методы вывода данных, в том числе запросы в БД. В последнее время возможности создания отчетов в ERP системах стали развиваться, так как их производители попытались увеличить доступность и упростить использование этих систем.

Отчеты ERP систем

Системы планирования ресурсов предприятия могут создавать различные стандартные отчеты, которые спроектированы для стан­дартного принятия решений. Отчеты, предоставляемые системой, зависят от конкретного модуля. Например, финансовые модули со­здают классические финансовые отчеты, включая декларации о до­ходах и бухгалтерские балансы.

Однако отчеты ERP системы не всегда соответствуют нуждам пользователей, как видно из нескольких примеров, которые мы при­ведем в данной главе. Следовательно, фирмам, возможно, нужно бу­дет найти альтернативные методы создания таких отчетов. Заметьте, что возможности создания отчетов ERP систем не всеми пользовате­лями используются легко, и, кроме того, существует такое понятие, как цена «рабочего места» — стоимость ERP системы обычно зависит от числа пользователей системой. В результате, некоторые фирмы создают отчеты и вводят их в другие среды (например, в intranet), так что экспертиза с помощью ERP не всегда требует использовать воз­можности этих систем по созданию отчетов.

Запросы в базу данных

Системы планирования ресурсов предприятий обычно имеют под собой реляционные БД. В результате, используя или БД, или воз­можности запросов ERP систем, можно создавать отчеты, базирую­щиеся на основной информации, и делать их доступными. Запросы особенно необходимы в том случае, если отчеты, созданные ERP си­стемой, не соответствуют нуждам пользователя.

Запросы в БД могут выполняться на одном из двух уровней. Во-первых, в ПО ERP систем обычно заложена возможность формиро­вания запросов. Во-вторых, внутри БД (например, Oracle), включен­ной в ПО ERP, также есть возможность формирования запросов. Обычно организации используют возможности одного из этих двух уровней.

Системы планирования ресурсов предприятий были спроекти­рованы для обработки операций. Поэтому, не удивительно, что в не­которых ERP системах запросы рассматриваются как операции. Од­нако, чем больше сделано запросов, тем больше опасность пере­грузки системы; слишком большое число запросов может увеличить время ответа и неблагоприятно отразиться на пользователях. Напри­мер, как заметил Коч (Koch 1999):

Отчеты являются большой проблемой ERP систем, потому что впервые сотни, даже тысячи служащих обращаются к единственной интегрированной базе данных ERP системы и выводят огромное ко­личество данных ... Это проблема технологии номер один, которую команды по внедрению ERP системы должны устранить после внед­рения системы.

Таким образом, важной частью планирования производительно­сти ERP системы является определение того, как будет определен и осуществлен вывод данных. Если он осуществляется через запросы, то потребуются дополнительные оборудование и пропускная способ­ность сети.

Что если возможности создания отчетов недостаточны?

Если возможности создания отчетов и запросов ERP системы не удовлетворяют нужды фирмы, существует три выхода из этой ситуа­ции. Во-первых, фирма может создать отчеты на заказ. Во-вторых, она может ввести отчетную информацию в intranet. В-третьих, может быть разработано хранилище данных для удаленных и специальных запросов.

Отчеты, созданные на заказ

Преимущество отчетов, созданных на заказ, заключается в пре­доставлении возможности конкретным лицам, принимающим реше­ния (ЛПР), извлечь нужную информацию в виде отчета, выпускаемо­го периодически. Однако наряду с явным достоинством здесь есть и недостатки. Во-первых, нужды ЛПР со временем меняются в соот­ветствии с изменениями среды и их пониманием решаемых ими про­блем. Во-вторых, ЛПР меняются на организационных должностях: пользователей повышают по службе, принимают на работу или увольняют. В случае если отчет спроектирован под конкретного пользователя, при изменении пользователя отчет также необходимо бу­дет изменить. В-третьих, специально спроектированные отчеты мо­гут содержать информацию, не нужную ЛПР, или могут не содержать всей нужной информации. В-четвертых, создание заказной ERP сис­темы может оказаться слишком дорогим удовольствием и уменьшить возможности модернизации системы. В общем, создание специаль­ных отчетов на заказ в системе может быть дорогим и кратковремен­ным решением.

Intranet

Так как ERP системы, в общем, не просты в пользовании, некото­рые фирмы помещают отчеты в Интернет или в intranet. В частности, для различных уровней пользователей могут быть созданы различные среды создания отчетов. Например, пользователям-экспертам мож­но предоставить прямой доступ к SAP, в то время как остальным — до­ступ к той информации, которая им нужна, в удобном для использова­ния формате в корпоративной сети intranet.

Интеграция intranet и ERP системы все в большей степени стано­вится средством распространения отчетной информации в ERP сис­темах. Например, компания Transamerica в Лос-Анджелесе использу­ет intranet для того, чтобы сделать доступной отчетную информацию из системы PeopleSoft. Отчеты, разработанные для того, чтобы удов­летворить и общий, и конкретный интерес при принятии решений, обновляются каждые 24 часа.

Более того, для доступа к данным ERP системы, чтобы генериро­вать более удобные для чтения и использования отчеты, может быть использован и Lotus Notes . Например, Lotus Notes дает доступ к дан­ным систем PeopleSoft и SAP (Doan 1996). Такой доступ позволяет ор­ганизациям делать данные ERP систем доступными в системе, знако­мой пользователям, к которой легко получить доступ и которую про­сто использовать.

Отчеты, опубликованные в intranet, обычно являются стандарт­ными отчетами, распространяемыми для общего доступа. В ре­зультате, сама информация в целом почти та же самая, что и нахо­дится в отчетах ERP системы. Что меняется, так это доступность: информация становится доступной для более широкого круга пользователей.

Хранилища данных

Внекоторых случаях ERP системы имеют интерфейс к хранили­щам данных. Хранилища данных могут предоставить, по крайней ме­ре, две возможности. Во-первых, они дают пользователю возмож­ность получить доступ к информации, необходимой для принятия ре­шений, в среде, созданной для генерирования отчетов. Во-вторых, хранилище данных может функционировать как класс «клиринговых домов» по отношению к приложениям, обеспечивающим исходящие и входящие потоки данных как для внутренних, так и для внешних пользователей. Например (Cotteleer, Austin, and Nolan 1998, с. 10), компания Cisco использовала хранилище данных при внедрении Oracle Applications:

Так как последствия внедрения [Oracle Applications] для исходя­щих потоков были большими, чем ожидалось, команда внедрения решила обратиться к некоторым другим техническим источникам. Поскольку до этого системы были связаны друг с другом напрямую (т. е. по принципу «точка-точка»), при новом подходе все данные бу­дут передаваться через «хранилище данных».

Хранилища данных могут быть физически расположены в од­ном месте или же представлять из себя «виртуальные» хранилища, части БД которых расположены в нескольких местах. В приложе­нии 5-1 говорится о том, как ERP система компании Quantum взаи­модействует с виртуальным хранилищем данных. Далее говорится о том, как компания Burton Snowboards использовала единое хра­нилище данных.

Обнаружение знаний

Хранилище данных может быть использовано не только для пре­доставления отчетов. Так как данные находятся в одном месте, фир­мы могут создавать или находить знания в данных. Например, могут быть исследованы отношения между различными переменными с ис­пользованием статистического подхода и методов искусственного интеллекта. Такие знания позволяют создавать ценности из действий по обработке деловых операций. Ранее же расходы на системы обра­ботки операций рассматривались как чисто накладные.

Преимущества хранилищ данных

Производители ERP систем все чаще интегрируют возможности хранилищ данных в свои системы. Из-за своей специализации на БД компания Oracle была, возможно, первым основным производите­лем, кто интегрировал хранилища данных в свой продукт. Однако SAP также вскоре выпустила продукт с хранилищем данных. Хранилища данных предлагают информацию, оптимизирован­ную для поиска.

Таким образом, так как процессы принятия решений нуждаются в изменениях, хранилище данных может быть использо­вано для предоставления новых отчетов в режиме реального време­ни. Как видно из примера компании Cisco, хранилища данных могут быть также использованы, как центральные пункты взаимодействия. Расходы в основном идут на создание и содержание хранилищ дан­ных, а также на написание запросов к ним.

Отрывок из книги Дениэля О'лири "ERP системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация"