Проектирование ERP систем

Отличия ввода данных в ERP системах от традиционных систем связаны с «конструкцией» ERP систем, в частности с вопросами, ка­сающимися пользовательского интерфейса, БД и отношений между процессами и вводом данных.

Недостаточное внимание пользовательскому интерфейсу

Некоторые специалисты утверждают, что разработчики ERP сис­тем не уделили достаточного внимания пользовательскому интер­фейсу. Как сказал президент Human Factors International: Разработчики данных [ERP] пакетов все без исключения исхо­дят из подхода с точки зрения системы, а не с точки зрения пользо­вателя ... [Из-за системы производительность пользователей сни­жается, так как она заставляет их «метаться между окнами» — рабо­тать то с клавиатурой, то с мышью.] ... Это программное обеспече­ние просто выводит людей из себя. (Stedman 1998b).

Другие специалисты, например, аналитик из AMR Research, ут­верждают, что проблемы с вводом данных в ERP системах возникают из-за того, что их разработчики в основном «проектировали, исходя из базы данных, а не из пользовательского интерфейса. Окна были последним, о чем они думали». Процессы и ввод данных в некоторых случаях снижение производительности при вводе данных не так важно, как наличие информации для принятия решений и изменения других процессов. Как заметил директор по коммуника­циям компании Procter & Gamble: «Более высокая производитель­ность при вводе данных и получении сырья — не главная цель ... Ре­альные преимущества получают те, кто планирует бизнес, менедже­ры по материалам и другие пользователи низших звеньев. Ввод дан­ных требует в настоящее время больших усилий» (Stedman 1998b).

Ввод данных, как критерий простоты использования

Несмотря на требования ERP систем, приводящих к изменениям ввода данных и связанных процессов, «простота использования» — это фактор, который почти всегда является одним из критериев оценки при выборе ERP системы. Некоторые ERP системы проще в использо­вании, чем другие. Разработчики стараются сделать свои ERP системы более простыми в использовании, и у них на то много причин.

 Некоторые ERP системы проще в использовании, чем другие

Некоторые системы могут быть проще в использовании, чем дру­гие, но простота использования — это не единственная переменная, которая влияет на выбор системы. Например, компания SunAmerica в конечном итоге выбрала SAP, хотя, как сказал вице-президент расчет­ного отдела на ежегодном собрании компании SunAmerica: «Система PeopleSoft очень привлекательна, когда смотришь на окна, в то время как [R/3] была внешне непривлекательной» (Stedman 1998а). Однако другие пользователи обнаружили, что система PeopleSoft не проста в использовании. Как заметил Стедман (Stedman 1998b, с. 24), компания Algoma Steel начала использовать пакет управления персоналом системы PeopleSoft, но работники для получения информации все еще обращаются к мейнфрейму. Одна из причин в том, что «работникам приходится бороться с многочислен­ными окнами системы PeopleSoft, в то время как старая система име­ет только два или три окна».

Некоторые пользователи утверждают, что конкретными ERP сис­темами нужно уметь пользоваться. Например, главный управляющий по информации (Cief Information Officier, СЮ) компании A-dec (произ­водящей стоматологическое оборудование) обнаружил, что после того, как компания A-dec установила ERP систему компании BAAN (Stedman 1998b, с. 24),

• число звонков в справочную компании увеличилось на 65% (СЮ сказал: «Это прямо говорит о том, что нужно уметь пользо­ваться этим приложением»);
• система не уменьшала запасы на то количество, которое было отправлено. Хотя работники складов ввели необходимые дан­ные о вывозе запасов, им пришлось в другом окне подтверж­дать операцию, прежде чем система производила вычет из за­пасов.

К сожалению, система не потребовала подтверждения. Разработчики пытаются сделать системы более простыми для использования Простота использования — достаточно важный фактор. Как ска­зал Басе (Bussel998), SAP пытается сделать систему доступной для большего числа пользователей. Как заметил Хассо Плеттнер, главный администратор (Chief Executive Officer, CEO) и один из основателей компании SAP: «Я хочу, чтобы люди могли использовать часть [систе­мы R/3] без дополнительного обучения». В результате, компания SAP начала то, что она называет «EnjoySAP», в качестве попытки сделать R/3 проще в использовании и легко приспосабливаемой к более ши­рокому кругу условий работы. Эти попытки задействуют различные технологии, включая сенсорные экраны для упрощения ввода данных.

Стедман, цитируя Плеттнера, говорит: «В результате не такое количество пользователей используют SAP, ка­кое мы ожидали». Этот вопрос важен для производителей ERP систем по нескольким причинам.

• Во-первых, если система недостаточно проста в использовании, ее могут не продать стольким фирмам, скольким могли бы, будь она проще.
• Во-вторых, если простота ис­пользования не будет иметь значения при внедрении системы кон­кретными фирмами, она все равно может повлиять на доходы, потому что доходы часто зависят от количества проданных «рабочих мест» (т.е. от числа пользователей системы).

В результате, некоторые фир­мы предоставили менее заинтересованным пользователям доступ к финансовой и другой информации через intranet, оставляя прямой до­ступ к сети только экспертам (Bashein, Markus и Finley 1997). Важно отметить, что «простота использования» в некоторой сте­пени «находится в глазу наблюдателя». Если система кажется нам знакомой, нам, возможно, проще ее использовать. Например, Браун-ли (Brownlee 1996) говорит, что один пользователь заметил: «Я не знал, как работает старая система... Я думаю, что, возможно, в этом мое преимущество».