Источники выгод и затрат при вводе данных: последствия реинжиниринга

Системы планирования ресурсов предприятий способствуют многим принципам реинжиниринга, перечисленным Хеммером и другими исследователями. Некоторые из этих прин­ципов в конечном итоге влияют на ввод данных. Хотя реинжиниринг может улучшить организационные процессы, источники выгод могут вызвать недовольство пользователей.

Однократный сбор данных

Существует большое число преимуществ однократного сбора данных по сравнению с многократным. Если данные собираются только один раз, расходы обычно меньше. Если данные собираются только один раз, то все пользователи находятся как бы на «одной странице» используемых данных, так что прогнозы и т. п. будут сдела­ны с использованием тех же данных. Расходы на обновление данных при этом ниже, так как нужно будет обновить только один экземпляр данных.

Системы планирования ресурсов предприятий обычно использу­ют структуру реляционных БД, поэтому если одна часть информации была собрана, снова собирать ее не нужно. Однократный сбор данных гарантирует, что пользователи имеют доступ к одним и тем же данным в одно и то же время, что одни и те же данные используются всей фир­мой для планирования и управления. Кроме того, так как данные соби­раются только один раз, фирмы рассматривают ERP системы как сис­темы, предоставляющие возможность сократить число конторских служащих и соответствующие расходы.

Конторские служащие и те, то с ними сотрудничает, вероятно, не считают это преимуществом, и возможно недовольство пользователей возрастет. Основной недостаток однократного сбора данных в следующем: если данные неправильные, это неблагоприятно отразится на всех их пользователях. ERP системы не предполагают избыточности. Следо­вательно, критически важными являются контроль ввода данных (для проверки их корректности) и организационные карты процессов (ин­дицирующие рабочие функции).

Если в систему введены неправиль­ные данные, возможно, никогда не будет обнаружено, что они непра­вильные. Например, как сказал Коч (Koch 1999): До ERP систем складские клерки знали, что они могут разре­шить грузовику покинуть погрузочную площадку без отметки до­ставляемых товаров на погрузочном бланке. Бланк будет находить­ся там, и если клерки забудут о нем, в какой-то момент, те, кто дол­жен был получить счет, позвонят и потребуют этот бланк. Сейчас этого нет. Если клерки не отчитаются за все до того, как грузовик отъедет, покупатель никогда не получит счет, потому что в ERP сис­теме нет отметки о том, что товары доставляют. Получатели счета никогда не узнают, что покупателю товары доставлены, — звонков с напоминаниями больше не будет.

Сбор большего количества данных

Так как все данные находятся в одном месте, связанные вместе в реляционной БД, собирать большее количество данных стало эконо­мически эффективно. В результате, вместо того, чтобы агрегировать данные до их ввода, можно их собирать по отдельности, и система осу­ществит необходимое агрегирование, когда будут составлены отчеты. К сожалению, чем больше данных собирается, тем выше стои­мость их сбора. Однако выгоды от принятия решений могут переве­сить любые дополнительные затраты.

Ввод данных непосредственно в компьютер

Изменяются не только количество данных и то, сколько раз они собираются, но и средства их сбора. Как сказал менеджер проекта по внедрению SAP R/3 компании Purina Mills: «Мы берем людей, которые записывали часть информации на бумаге, и сажаем их за персональ­ные компьютеры». Преимущества такого подхода могут быть очень большими, так как больше не существует промежуточного дублирования данных (с бумаги на бумагу и в компьютер). Данные заносятся непосредственно в си­стему. Однако есть и недостатки. Для работников с ограниченным опы­том работы с компьютером такие изменения могут оказаться слишком сложными, что может повлиять на успех внедрения. Кроме того, при этом подходе в некоторых случаях менеджерам и другим служащим придется выполнять работу клерков, осуществляющих ввод данных.

Сбор данных на месте их создания

При использовании традиционных систем необходимы различ­ные служащие, которые собирают данные для ввода их в систему. Информация на бумаге доставляется бухгалтерам, которые, в ко­нечном счете, несут ответственность за ввод данных в систему. При использовании ERP системы сбор данных происходит ближе к месту их создания. Как сказал руководитель проекта по внедрению ERP системы компании Purina Mills: «У нас больше, чем когда-либо, лю­дей, вводящих информацию». В результате, персо­нал, занимающийся сбором данных, — не бухгалтеры, а люди, зани­мающиеся выполнением операций. В некоторых компаниях ожида­ется, что это изменение приведет к сокращению числа бухгалтеров и клерков, как в случае с компанией Geneva Steel, рассмотренном в третьей главе. Улучшат ли эти изменения качество ввода данных, определит кон­куренция. С одной стороны, данные могут стать более точными, пото­му что, в отличие от традиционных систем, им не нужно проходить че­рез различные уровни организации перед их вводом в систему.

Напри­мер, при использовании многих традиционных систем данные фикси­руются на бумаге на погрузочной площадке, обрабатываются бухгал­терами и затем вводятся в систему. При использовании ERP системы данные обычно собираются на погрузочной площадке и непосредст­венно передаются в Главную книгу и в финансовые отчеты. С другой стороны, бухгалтеры выбрали работу, которая связана со сбором данных и передачей информации. А производственный персонал (например, работники погрузочной площадки) во многих случаях не будет заинтересован во вводе данных в ERP систему и не сможет их вводить. В результате персонал, вводящий данные, может повлиять на их качество или может нуждаться в дополнительном обу­чении. Следовательно, изменения, приводящие к сбору информации прямо у ее источника, не будут иметь низкую стоимость с учетом множества работников.

Таким образом, для уменьшения недовольства пользователей, возможно, потребуются изменения в системе. Например, как заметил руководитель отдела управления информацией компании Hydro Agri: «Пользовательский интерфейс SAP был сложным для работников погрузочной площадки, которые вводят данные о коли­честве ввозимых и вывозимых химических препаратов». В результате, компании Hydro Agri пришлось создать интерфейс для улучшения практичности и доступности. Такие про­блемы могут замедлить процесс внедрения и вызвать недовольст­во пользователей.

Сбор данных с акцентом на процессе (а не на функции)

В традиционных системах сбор данных обычно базируется на нуждах конкретных функциональных приложений. В ERP системах, базирующихся на событиях, сбор данных осуществляется с точки зрения кросс-функциональности, т. е. с акцентом на процессе. В ре­зультате, если информация собирается у источника ее порождения, то последовательность происхождения данных может изменяться вместе с процессом. Кроме того, при использовании традиционных систем скрытая модель фирмы, вероятно, более основана на функциях, которые фо­кусируются на конкретных функциональных информационных нуж­дах. Переход к межфункциональным событиям может породить мо­дель фирмы с более широкой основой, удовлетворяющей более ши­рокому диапазону информационных нужд.

Системы планирования ресурсов предприятий, такие как SAP, моделируют фирму на уровне определенных «пусковых механизмов» — различных событий, опре­деляющих, когда нужно собирать информацию для системы. В книге Ванга, Гилланда и Ли (Whang, Gilland, and Lee 1995, с. 8, 26) говорит­ся о том, что среди пусковых механизмов SAP могут быть следующие:

• сбытовая деятельность, начиная с контакта с клиентом;
• прием грузов, начиная с заказа на поставку;
• резервирование материала для запланированного использо­вания;
• проблемы с товарами (например, изъятие материала);
• отправка по почте (изменение номера партии, изменение на­звания среди подразделений);
• перевод акций (например, перемещение внутри компании с одного предприятия на другое);
• перемещение товаров по наряд-заказам (детали со склада, го­товые товары на склад).

В некоторых случаях некоторые акценты по сравнению с тем, как традиционная система собирает ту же самую информацию, могут меняться: когда информация собрана, кто ее собрал и ее последова­тельность. Такое фокусирование на событиях — пусковых механиз­мах имеет не только преимущества, но и влечет за собой затраты. Среди выгод — возможность создания лучшей в мире модели функ­ционирования компании. Например, функциональный подход, осно­ванный на традиционных системах, рассматривает события, важные в первую очередь на функциональном уровне, и не затрагивает более широкие информационные нужды. Переход к межфункциональному процессу мог бы заменить систему, основанную на событиях, систе­мой, базирующейся на лучшем моделировании фирмы. Издержки могли бы включать изменения статус-кво, что могло бы привести к недовольству пользователей.

Отрывок из книги Дениэля О'лири "ERP системы.Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация"